Povinnosti zaměstnavatele v roce 2026: na co nesmíte zapomenout

článek vznikl na základě video semináře: Povinnosti zaměstnavatele v roce 2026 – video seminář, Lektorka: Kateřina Porubanová | celý video seminář zde | ukázka video semináře na konci článku |

Rok 2026 přinesl mzdovým účetním a personalistům řadu povinností, které se dotýkají mezd, dohod, evidence zaměstnanců, BOZP, pracovnělékařských prohlídek i komunikace s Českou správou sociálního zabezpečení. Některé změny navazují na dlouhodobě známé procesy, jiné vyžadují nové nastavení interních postupů.

Přinášíme přehled hlavních oblastí, kterým by zaměstnavatelé měli v roce 2026 věnovat zvýšenou pozornost.

Začátek roku: nejvíce povinností najednou

Leden bývá pro mzdové oddělení tradičně jedním z nejnáročnějších měsíců. Je třeba promítnout legislativní změny do mzdového systému, zkontrolovat pracovní a mzdovou dokumentaci a ověřit, že odměňování odpovídá aktuálním pravidlům.

Od ledna se uplatňuje nová výše minimální mzdy. Zaměstnavatel by měl zkontrolovat nejen základní mzdu, ale také příplatky, odměny a odměňování zaměstnanců pracujících na DPP nebo DPČ.

Novou oblastí je také povinnost související s příspěvkem na produkty spoření na stáří u dotčených zaměstnanců ve 3. rizikové kategorii práce. Zaměstnavatel musí identifikovat zaměstnance, kterých se tato povinnost týká, evidovat jejich nárok a informovat je o této možnosti.

Únor navazuje kontrolou prvních mezd zpracovaných podle nových pravidel a přípravou ročního zúčtování daně. Do 15. února zaměstnanci žádají o roční zúčtování a dokládají potřebné podklady. Březen a duben pak patří samotnému ročnímu zúčtování, potvrzením o příjmech, vyúčtování zálohové a srážkové daně a zpracování evidenčních listů důchodového pojištění.

JMHZ: změna, která ovlivní mzdovou agendu

Rok 2026 je spojený také s novými povinnostmi kolem jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele vůči ČSSZ. Pro zaměstnavatele to znamená hlavně nutnost mít správně zaregistrovaného zaměstnavatele, mzdovou účtárnu i zaměstnance v evidenci ČSSZ.

První pravidelné hlášení za duben 2026 se podává do 20. května 2026. Hlášení za leden až březen 2026 lze podle materiálu doposlat zpětně nejpozději do 30. června 2026.

Důležitá je také předchozí registrace zaměstnanců před nástupem do práce. U zahraničních zaměstnanců platí tato povinnost už od 1. dubna 2026. Od 1. července 2026 se rozšiřuje na všechny zaměstnance. Registraci lze provést nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem a nejpozději před zahájením výkonu práce.

V praxi to znamená, že personalistika a mzdová účtárna musí mít včas k dispozici potřebné údaje. Pozdní nebo neúplná registrace může zkomplikovat nástup zaměstnance ještě před prvním pracovním dnem.

Brigádníci nejsou mimo systém

Povinnosti zaměstnavatele se netýkají jen zaměstnanců v pracovním poměru. Pozornost je třeba věnovat také zaměstnancům pracujícím na DPP a DPČ.

U dohod je nutné sledovat správně sjednaný rozsah práce, minimální hodinovou mzdu, evidenci pracovní doby, případné příplatky a odvody podle konkrétní situace. U dohody o provedení práce zůstává důležitý limit 300 hodin ročně.

Také brigádníci musí být proškoleni z BOZP. U mladistvých, rizikových prací, noční práce nebo jiných specifických činností je třeba posoudit i povinnost pracovnělékařské prohlídky.

BOZP a požární ochrana: povinnosti, které se nesmí podceňovat

Bezpečnost práce a požární ochrana bývají v praxi často vnímány jako formalita. Při kontrole ale nestačí říct, že zaměstnanci byli proškoleni nebo že pracoviště je bezpečné. Zaměstnavatel musí být schopen své povinnosti doložit.

Školení BOZP je nutné zajistit při nástupu zaměstnance, při změně pracovního zařazení nebo druhu práce a při zavedení nové technologie, zařízení nebo pracovního postupu. Školení musí být prokazatelné, tedy doložené záznamem o jeho obsahu, účastnících a datu provedení.

Zaměstnavatel musí vést také evidenci pracovních úrazů. Při pracovním úrazu je nutné zajistit první pomoc, úraz zaevidovat a podle jeho závažnosti vyhotovit záznam o úrazu a splnit oznamovací povinnosti. Součástí správného postupu je také zjištění příčin úrazu a přijetí opatření, aby se podobná situace neopakovala.

V oblasti požární ochrany je třeba zajistit požární bezpečnost pracoviště, označení únikových cest, revize hasicích přístrojů a dalších zařízení, školení zaměstnanců a požární dokumentaci podle charakteru provozu a míry rizika.

Lékařské prohlídky: kde jsou povinné a kde je třeba dát pozor

Pracovnělékařské prohlídky slouží k posouzení zdravotní způsobilosti zaměstnance k výkonu práce. Zaměstnavatel nesmí připustit výkon práce bez platného lékařského posudku tam, kde je prohlídka povinná nebo kde ji sám vyžaduje.

Důležité je rozlišovat kategorii práce. U prací v kategorii 1 bez rizika není vstupní prohlídka automaticky povinná, pokud ji zaměstnavatel nevyžaduje. Pokud ji vyžaduje, periodická prohlídka se provádí jednou za 6 let, u zaměstnanců nad 50 let jednou za 4 roky.

U rizikovějších prací jsou intervaly kratší a povinnosti přísnější. Zaměstnavatel proto musí vědět, do jaké kategorie je práce zařazena, kdo musí prohlídku absolvovat a kdy končí její platnost.

Chcete mít jistotu, že postupujete správně?

Tento přehled ukazuje hlavní oblasti, které by zaměstnavatelé v roce 2026 neměli podcenit. Každá z nich ale obsahuje řadu detailů, výjimek a praktických situací, které se v krátkém článku nedají obsáhnout.

Jak správně nastavit postupy kolem JMHZ, na co si dát pozor při registraci zaměstnanců, jak pracovat s dohodami, kdy řešit lékařské prohlídky a jak mít pod kontrolou BOZP i personální evidenci, podrobně rozebírá video seminář Kateřiny Porubanové Povinnosti zaměstnavatele v roce 2026.

Seminář je určený zaměstnavatelům, personalistům, mzdovým účetním i všem, kdo chtějí mít jistotu, že jejich mzdová a personální agenda v roce 2026 obstojí nejen v běžném provozu, ale i při případné kontrole.

Ukázka video semináře