Zaměstnávání cizinců 2026: co musí zaměstnavatel splnit před nástupem
článek vznikl na základě video semináře: Zaměstnávání cizinců bez rizika – povinnosti, mzdy a hlášení, Lektorka: Kateřina Porubanová | celý video seminář zde | ukázka video semináře na konci článku |
Přijmout zahraničního zaměstnance neznamená jen podepsat pracovní smlouvu. Ještě před prvním pracovním dnem je potřeba zjistit, v jakém režimu může konkrétní člověk v České republice pracovat, zda má potřebná oprávnění a zda byly splněny oznamovací povinnosti.
Právě chyby před nástupem mohou mít později podstatně vážnější důsledky než chyba ve mzdovém výpočtu.
Začněte tím, koho vlastně zaměstnáváte
První otázka nemá znít pouze: „Je to cizinec?“
Rozhodující je především jeho právní postavení.
Občané EU, EHP a Švýcarska mají volný přístup na český trh práce a pracovní povolení nepotřebují. U občanů třetích zemí je situace složitější. Někteří mají rovněž volný vstup na trh práce, u jiných je potřeba zaměstnanecká karta, modrá karta, povolení k zaměstnání nebo jiné příslušné oprávnění.
Proto není bezpečné vytvořit jeden univerzální „checklist pro cizince“ a používat jej bez ohledu na konkrétní situaci.
Pobyt a oprávnění pracovat nejsou vždy totéž
U občanů třetích zemí je důležité oddělit dvě otázky:
Má člověk oprávnění pobývat v České republice? a Má oprávnění vykonávat právě toto zaměstnání?
MPSV uvádí, že u cizince bez volného přístupu na trh práce musí zaměstnavatel ověřit odpovídající pracovní oprávnění. Může jít například o zaměstnaneckou kartu, modrou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo kombinaci povolení k zaměstnání a pobytového oprávnění.
Nestačí tedy pouze zkontrolovat cestovní pas a platnost pobytu.
Zkontrolujte, zda pracovní místo odpovídá oprávnění
Další riziko vzniká tehdy, když má zaměstnanec sice potřebné oprávnění, ale zaměstnavatel předpokládá, že jej může automaticky použít na jakoukoliv pracovní pozici.
U některých režimů je pracovní oprávnění propojeno s konkrétním zaměstnáním, zaměstnavatelem nebo pracovním místem.
MPSV zároveň stanoví pro některé zaměstnance ze třetích zemí povinnost předem oznámit volné pracovní místo Úřadu práce a v případě zaměstnaneckých či modrých karet jej zařadit do příslušné evidence.
Proto je potřeba před nástupem zkontrolovat nejen doklad zaměstnance, ale také soulad skutečné pracovní pozice s režimem, na jehož základě bude pracovat.
Nástup musíte nahlásit ještě před zahájením práce
Od 1. dubna 2026 se informační povinnost při zaměstnávání cizích státních příslušníků plní prostřednictvím systému JMHZ, konkrétně procesem Registrace zaměstnance – REGZEC.
U zahraničního zaměstnance musí být registrace provedena nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Standardně ji lze provést nejdříve osm dní před předpokládaným nástupem.
Prakticky tedy není bezpečné nastavit proces takto: „Zaměstnanec ráno nastoupí a personalistka jej během dne přihlásí.“
Nejdříve musí být splněna registrační povinnost a teprve potom má zaměstnanec začít pracovat.
Podrobně jsme změny v hlášení popsali v článku JMHZ a zaměstnávání cizinců.
Nezapomeňte ani na evidenci dokladů
Zaměstnavatel má také povinnost vést evidenci zaměstnaných cizinců a uchovávat příslušné dokumenty.
MPSV například uvádí povinnost uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu po dobu zaměstnání a následně ještě tři roky po jeho skončení.
To znamená, že správný nástup není pouze o jednom hlášení. Je potřeba vytvořit také doložitelnou personální dokumentaci.
Nejste si jisti, zda zaměstnanec potřebuje pracovní oprávnění? Podívejte se na rozdíly mezi občanem EU a zaměstnancem ze třetí země.
Jednoduchý postup před nástupem
Před prvním pracovním dnem si proto ověřte:
- státní občanství a právní status zaměstnance,
- oprávnění k pobytu,
- oprávnění vykonávat konkrétní práci,
- případnou vazbu pracovního oprávnění na pracovní místo,
- pracovní smlouvu a další nástupní dokumentaci,
- registraci prostřednictvím REGZEC,
- podklady pro sociální a zdravotní pojištění,
- podklady pro následné správné zdanění mzdy.
Zaměstnávání cizinců je oblast, kde se pracovněprávní, pobytové, mzdové a daňové povinnosti vzájemně prolínají. Proto je výhodnější vyřešit celý proces před nástupem než následně napravovat jednotlivé chyby.
Podrobně jednotlivé režimy, pracovní oprávnění, pojištění, hlášení i zdanění rozebírá video seminář Zaměstnávání cizinců bez rizika – povinnosti, mzdy a hlášení