Nástup zaměstnance bez chyb: co je potřeba ohlídat

článek vznikl na základě video semináře: Nástup zaměstnance bez chyb – co musí zaměstnavatel ohlídat od prvního dne – , Lektor: JUDr. Jaroslav Stránský, PhD. | celý video seminář zde | ukázka video semináře na konci článku |

Nástup nového zaměstnance se často zjednodušuje na podpis pracovní smlouvy a první pracovní den. Ve skutečnosti jde o několik navazujících kroků, které začínají už při výběrovém řízení a pokračují přes pracovní smlouvu, informační povinnosti, případnou vstupní prohlídku až po práci s osobním spisem.

Právě proto mohou vzniknout chyby i tam, kde má zaměstnavatel pocit, že jde jen o běžnou administrativu.

Problém může vzniknout ještě před podpisem smlouvy

Už při výběrovém řízení je potřeba hlídat, jaké informace zaměstnavatel od uchazeče zjišťuje.

Ne každá otázka, která může personalistu zajímat, zároveň bezprostředně souvisí s budoucím pracovním poměrem. Rizikem může být například zjišťování údajů, které zaměstnavatel pro rozhodnutí o přijetí vůbec nepotřebuje.

Do oblasti náboru navíc postupně zasahují nová pravidla spojená s transparentním odměňováním, zejména pokud jde o informace o odměně a průběh jednání před vznikem pracovního poměru.

Pracovní smlouva: problém nemusí být jen v tom, co chybí

Pracovní smlouva musí obsahovat základní náležitosti – druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce.

Častou chybou ale není jen chybějící údaj. Problémem může být i to, že je smlouva zbytečně obsáhlá a obsahuje ustanovení, která tam být nemusejí.

Typickým příkladem je opisování zákonné úpravy přímo do pracovní smlouvy. Pokud se později zákon změní, zaměstnavatel může ve smlouvách ponechat staré znění a vytvořit si zbytečný problém.

U pracovních smluv proto neplatí, že delší dokument automaticky znamená větší právní jistotu.

Druh práce a pracovní náplň nejsou totéž

V praxi se také často zaměňuje druh práce sjednaný v pracovní smlouvě s pracovní náplní.

Druh práce je součástí pracovní smlouvy a vymezuje, jakou práci má zaměstnanec vykonávat. Pracovní náplň naopak podrobněji popisuje konkrétní činnosti v rámci sjednaného druhu práce.

Pokud zaměstnavatel příliš podrobně „zabetonuje“ jednotlivé činnosti přímo do smlouvy, může si zbytečně zkomplikovat pozdější změny organizace práce.

Podpis pracovní smlouvy ještě neznamená, že je vše hotovo

Další rizikovou oblastí jsou informační povinnosti.

Zaměstnavatel musí rozlišovat, které informace poskytuje před vznikem pracovního poměru, s čím zaměstnance seznamuje při nástupu a co následně patří do samostatné informace o obsahu pracovního poměru.

Pokud se všechny tyto povinnosti smíchají do jednoho dokumentu nebo se spoléhá na to, že „je to někde ve smlouvě“, snadno vznikne mezera.

Praktickým řešením proto bývá mít pro nástup nového zaměstnance jasný interní postup nebo checklist.

Vstupní lékařská prohlídka už není automatická u každého

Pravidla vstupních pracovnělékařských prohlídek se v poslední době změnila.

Neplatí jednoduché pravidlo, že každý nový zaměstnanec musí vždy před nástupem absolvovat prohlídku.

Rozhoduje zejména kategorie práce, případné profesní riziko a konkrétní situace. Zvláštní pravidla platí například pro mladistvé zaměstnance nebo pro práci v noci.
Problém proto může vzniknout na obě strany – zaměstnavatel může požadovat prohlídku tam, kde není nutná, ale také ji opomenout tam, kde povinná je.

Osobní spis není archiv všeho, co se zaměstnance týká

S nástupem nového zaměstnance obvykle souvisí také založení osobního spisu.

Ani zde ale neplatí princip „raději uložit všechno“.

V osobním spisu mají být údaje a dokumenty, které souvisejí s pracovním poměrem a výkonem práce. Zpracovávání nadbytečných osobních údajů může být zbytečným rizikem z pohledu ochrany osobních údajů.

Je proto vhodné čas od času zkontrolovat nejen to, co v osobním spisu chybí, ale také to, co je v něm navíc.

Nástup zaměstnance je proces

Největší chybou může být už samotný pohled na nástup zaměstnance jako na jeden administrativní úkon.

Ve skutečnosti jde o celý proces:

výběrové řízení → pracovní smlouva → informační povinnosti → vstupní prohlídka → osobní spis

Každý z těchto kroků má vlastní pravidla a právě jejich návaznost je potřeba ohlídat.

Pokud některý krok chybí nebo je proveden nesprávně, problém se často neprojeví okamžitě. Může vyjít najevo až při pracovněprávním sporu, kontrole nebo ve chvíli, kdy chce zaměstnavatel pracovní podmínky změnit.

Chcete mít celý postup nástupu zaměstnance pod kontrolou?

Ve video semináři Nástup zaměstnance bez chyb rozebírá JUDr. Jaroslav Stránský, Ph.D. jednotlivé situace podrobněji a upozorňuje na chyby, které se v praxi objevují při výběrovém řízení, uzavírání pracovní smlouvy, plnění informačních povinností, vstupních prohlídkách i vedení osobního spisu.

Ukázka video semináře